Dobre praktyki tworzenia programów współpracy jednostek samorządu terytorialnego oraz organizacji pozarządowych i innych uprawnionych podmiotów (zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).
- W trosce o rozwój współpracy, a także w celu zwiększenia profesjonalizacji konkretnych planów i rozwiązań, warto opracowywać i uchwalać nie tylko obowiązkowy roczny program współpracy jednostek samorządu terytorialnego i NGO, ale i program wieloletni, który co do zasady jest fakultatywny. Bezpośrednią korzyścią wynikającą z przyjęcia programu wieloletniego jest długofalowe spojrzenie na wizje współpracy i określenie punktów docelowych, do których w tej współpracy zmierzamy, a które to cele nie są możliwe do zrealizowania w skali jednego roku kalendarzowego. Daje to możliwość określenia priorytetów dla lokalnej społeczności, jak również analizy potencjalnych partnerów, podmiotów ważnych do włączenia we współpracę (mogą to być konkretne grupy czy branże organizacji pozarządowych, ale również instytucje np. kultury czy związane z ochroną zdrowia).
- Motywacją przy tworzeniu programów współpracy nie jest, a na pewno nie powinien być, wyłącznie ustawowy obowiązek. Jeżeli do ich tworzenia strona samorządowa i pozarządowa będzie podchodzić jak do cennego procesu budowania relacji i dialogu, wówczas okaże się, jak wiele tematów może zostać rozwiniętych oraz jakie problemy uda się zdiagnozować i nazwać przy okazji tworzenia tych strategicznych dokumentów. Taka współpraca pozwoli na zwiększenie efektywności działań podejmowanych przez te jednostki, dając wymierne korzyści lokalnej społeczności. Z pewnością wśród wartości dodanych tworzenia programów współpracy w środowisku lokalnym można wskazać:
- Profesjonalizację partnerskiego tworzenia strategicznych dokumentów;
- Budowanie wzajemnego zaufania pomiędzy JST a NGO, dzięki otwartości i transparentności procesu;
- Systematyczność we wzajemnej komunikacji;
- Włączenie lokalnego podmiotu opiniodawczego (lokalna rada działalności pożytku publicznego, ale też rada seniorów, młodzieżowa rada, rada ds. osób z niepełnosprawnościami, rada kobiet, rada sportu itp.);
- Zebranie informacji zwrotnych dotyczących współpracy JST i NGO nie tylko w kontekście programu współpracy;
- Możliwość lepszego poznania się reprezentantów urzędu i sektora społecznego;
- Weryfikacja ryzyka, problemów, spraw, których rozwiązanie wymaga więcej czasu niż rok.
- Pierwszy krok w procesie tworzenia programów/programu współpracy to opracowanie jasnego i szczegółowego harmonogramu prac nad projektami tych dokumentów. Dzięki takiemu postępowaniu partnerzy społeczni otrzymują informację, jak ważny jest to dla urzędu proces i jakie działania w związku z jego realizacją będą podejmowane. Po drugie, określenie harmonogramu działania daje możliwość ścisłej weryfikacji, czy realizujemy kolejne kroki zgodnie z wcześniejszymi planami, czy mieścimy się w wyznaczonych terminach, czy nie należy wdrożyć zmian.
Aby harmonogram był faktycznie pomocny, musi zawierać konkretny krok, działanie, przedział czasowy przewidziany dla tego działania oraz podmiot odpowiedzialny za ten etap realizacji. Pożądanym mechanizmem byłoby wskazanie również osoby lub podmiotu koordynującego te działania. Niezwykle ważne jest, aby taki harmonogram był tworzony w konsultacji z organizacjami pozarządowymi. Rekomenduje się jego upublicznienie, aby proces tworzenia programu współpracy dla każdej chętnej do zaangażowania się organizacji był transparentny.
- Rekomendowane etapy tworzenia projektów programów współpracy:
- Etap wstępny. Na tym etapie dobrze określić: zasoby lokalne (osoby, grupy, które mogą wnieść wiedzę startową przed rozpoczęciem tworzenia programu współpracy); bazę kontaktów do potencjalnych uczestników procesu tworzenia programu; listę realizowanych zadań publicznych z lat ubiegłych wraz z rezultatami i rekomendacjami jeśli takowe powstały; informacje o liczbie działających i nowo powstałych organizacji (stan idealny to weryfikacja, w jakich obszarach pożytku publicznego tworzone są nowe podmioty — pokazuje to potrzeby, tendencje, ale i niedobory w danym obszarze).
- Badanie ankietowe kierowane do przedstawicieli organizacji pozarządowych. Przeprowadzenie takiego badania daje szansę na zebranie wstępnych danych na temat planów organizacji pozarządowych na przyszły rok. Ważne, by ankieta była prosta, a pytania w niej zadane zostały skonstruowane w sposób dający jasną informację zwrotną. Kluczowe staje się też dotarcie do potencjalnych zainteresowanych różnymi kanałami informacji (formularz on-line, dokument do przesłania drogą mailową, wersja papierowa dostępna w miejscach spotkań, szkoleń itp.). Dane pozyskane z analizy ankietowej są przekazywane do wydziałów/jednostek urzędu odpowiedzialnych za opracowywanie programów współpracy. Rekomendowanym rozwiązaniem jest również przekazywanie informacji do lokalnej rady pożytku publicznego, jeśli taka funkcjonuje.
- Powołanie zespołów roboczych odpowiadających za stworzenie rekomendacji do założeń programu oraz konkretnych zapisów do projektu programu. Tematyczne zespoły robocze powinny być tworzone w oparciu o kluczowe obszary realizacji zadań przez NGO. W ten sposób każdy zespół ma koordynatora ze strony urzędu (jest to zazwyczaj naczelnik konkretnego wydziału) oraz moderatora, którym może być osoba reprezentująca radę pożytku publicznego albo konkretną indywidualną organizację pozarządową, prowadzącą działania statutowe w obszarze pracy danego zespołu roboczego. Materiały opracowane w formie raportu z poszczególnych zespołów (grup) roboczych przekazywane są do wydziałów merytorycznych. Na tej podstawie opracowywany jest pierwszy projekt programu współpracy, który przechodzi wstępne konsultacje z radą pożytku publicznego.
- Konsultacje programu współpracy. Oficjalne konsultacje przeprowadzane zgodnie z podstawą prawną, tj. z zasadami prowadzenia konsultacji przyjętymi w danej jednostce samorządu terytorialnego.
Jeśli na danym terenie działa rada pożytku publicznego, konsultacje będą mieć dwa etapy. Pierwszy, otwarty przeznaczony jest dla wszystkich organizacji pozarządowych. Drugi skierowany jest już tylko do rady. Dobrą praktyką jest, aby w trakcie trwania konsultacji mogła się ona zapoznać z uwagami, które wpłynęły od pojedynczych organizacji w pierwszym etapie. Daje to możliwość weryfikacji zgłoszeń/uwag oraz wyróżnienia tych, które zdaniem rady są szczególnie istotne. W procesie konsultacji kluczowe staje się również zróżnicowanie sposobów docierania do organizacji pozarządowych. Ważne, aby poza tradycyjnym zgłoszeniem uwagi do urzędu, np. drogą mailową, zadbać o bezpośredni kontakt oraz możliwość wyrażenia opinii i wzięcia udziału dyskusji w trakcie spotkań o charakterze: warsztatu, debaty czy dyskusji moderowanej. Warto zwrócić uwagę, aby w procesie zapraszania do konsultacji nad programem zadbać o właściwe komunikaty i stworzenie komfortowego środowiska dla osób reprezentujących organizacje. Rolą rady jest podkreślenie, że każda z nich jest ekspertem w sprawie programu współpracy, przynajmniej w dziedzinie, którą się na co dzień zajmuje. Wzmacnia to poczucie sprawczości i zachęca do wzmożonej kooperacji.
- Co pomaga w konsultacjach? Przed rozpoczęciem konsultacji rekomendowanym działaniem może być tzw. akcja informacyjna, czyli szereg komunikatów mailowych lub zamieszczanych w mediach społecznościowych i na oficjalnych stronach urzędu, które sygnalizują rozpoczęcie oficjalnych konsultacji. Ciekawym podejściem do tego procesu jest również zachęcanie do wyrażania opinii, nawet jeżeli organizacja nie ma uwag czy sugestii zmian w programie. Opinia w postaci „to jest odpowiedni dokument” czy „nie wnoszę uwag” to również wyrażenie opinii i ważna informacja zwrotna dla przedstawicieli urzędu.
- Raport z konsultacji. Ze względu na szacunek do strony pozarządowej oraz w celu utrzymania transparentności procesu tworzenia programu współpracy, po konsultacjach należy opracować raport uwzględniający wszelkie zgłoszone uwagi wraz z argumentacją i wyjaśnieniem, czy zostały one przyjęte. Jeśli dana uwaga została odrzucona, powinien pojawić się jasny i wyczerpujący komunikat, jaki jest powód odrzucenia. To sprawia, że każda z osób biorących udział w konsultacjach jest traktowana z szacunkiem i ma poczucie, że jej rekomendacje zostały zauważone.
Podziękowanie. Pamiętajmy również o tym, aby po przyjęciu dokumentu przez radę (miasta czy gminy) zadbać o odpowiedni komunikat z podziękowaniem dla wszystkich podmiotów i osób biorących udział w opracowywaniu założeń do projektu programu współpracy. Jak widać, dobre praktyki tworzenia programów to proces wielomiesięczny, który sprawia, że partnerzy poznają lepiej sami siebie, specyfikę swojego działania, ale i wzajemne ograniczenia. Poza tym nawiązują relacje i budują poczucie otwartości oraz uczciwości przez współpracę na rzecz mieszkańców. Jest to proces długofalowy, wymagający stałego kontaktu w duchu dialogu i wzajemnego zrozumienia.
Autorka tekstu: dr Dorota Piechowicz-Witoń
Projektu „Samorządowo-europejska edukacja obywatelska” jest współfinansowany przez Komisję Europejską w ramach Projektu „Building Bridges-Civic Capital in Local Communities” realizowanego ze środków programu CERV, finansowanego ze środków Komisji Europejskiej w ramach programu „Obywatele, Równość, Prawa i Wartości” na lata 2021–2027.
