Jakość współpracy jednostek samorządu terytorialnego (JST) oraz organizacji pozarządowych (NGO) to ważny element rozwoju społeczeństwa obywatelskiego, ale i jakości życia mieszkańców danej społeczności — to właśnie oni są przede wszystkim odbiorcami zadań realizowanych przez reprezentantów wspomnianych sektorów.
Przez lata jakość tej współpracy rozwijała się i zmieniała pod względem prawnym. Jako główny przykład należy podać kilka nowelizacji ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Organizacja współpracy pod kątem prawnym działa się oczywiście również na poziomie lokalnym, przykładem niech będą zapisy i miejscowe rozwiązania ujmowane w programach współpracy.
Organizacje pozarządowe sieciują się, tworzą wspólne zespoły i grupy eksperckie na terenie całego kraju. Poszukiwanie wsparcia, sprawdzonych rozwiązań czy dobrych praktyk to również codzienność wielu osób pracujących w urzędach.
Dziś chciałabym się podzielić dobrymi praktykami współpracy miasta Opola z organizacjami pozarządowymi, które wypracowywane były wspólnie, po partnersku, w toku międzysektorowych spotkań i rozmów na temat wzajemnych oczekiwań wobec partnerów.
Dobre praktyki po opolsku
- Udogodnienia techniczne
- Generator ofert on-line – elektroniczne generatory w procedurze otwartych konkursów ofert nie są już niczym pionierskim. Warto jednak, zwłaszcza na poziomie styku działania kilku poziomów JST, ustalić, czy istnieje możliwość, aby np. generatory były jak najbardziej spójne albo, jeżeli jest to formalnie możliwe, by usługa ta była dostarczana przez jeden podmiot. Płynącą z tego korzyść mogą odczuć właśnie organizacje pozarządowe, które zarówno w mieście wojewódzkim, jak i w urzędzie marszałkowskim danego województwa, mają tożsame, intuicyjne generatory ofert.
- Elektroniczny kalendarz rezerwacji sal – częstym elementem współpracy JST i NGO jest bezpłatne udostępnianie przez te pierwsze przestrzeni na działania obywatelskie, w tym te podejmowane przez organizacje pozarządowe. Dobrą praktyką może być wprowadzenie systemu elektronicznej rezerwacji takich sal. Wówczas każdy, szybko i sprawnie, może sprawdzić wolne miejsca i terminy oraz rezerwować salę wraz z zaznaczeniem niezbędnych sprzętów, jakich potrzebuje podczas spotkania (mikrofon, rzutnik, laptop, itp.).
- Tzw. Wymianki – taką usługę wprowadzono w Opolu przy elektronicznym kalendarzu rezerwacji sal. Wymianki to specjalna elektroniczna tablica ogłoszeń, w której organizacje mogą zamieścić treści typu: mam coś, czym mogę bezpłatnie podzielić się z innymi organizacjami, np. organizacja dysponuje sprzętem do tłumaczenia symultanicznego, projektorem czy zestawem oświetlenia na wydarzenia plenerowe, chce to ogłosić i dzielić się tymi sprzętami z innymi. Drugim rodzajem komunikatów na Wymiankach są proste obwieszczenia: szukam, potrzebuję. Są one przeznaczone dla organizacji, która w ramach swojej konkretnej inicjatywy poszukuje jakiegoś sprzętu, np. stroju świętego mikołaja na spotkania z dziećmi, fotobudki, zestawu do nagrywania spotkań itp.
- Newsletter – dostęp do bieżących informacji to dziś ogromna wartość. Filtrowanie danych zabierać może dużo czasu, a osoby działające w organizacjach pozarządowych — w natłoku spraw i potrzeb mieszkańców, na które odpowiadają — mają go ciągle za mało. W Opolu wprowadzono trzy mailowe newslettery, które przedstawiają istotne informacje dla organizacji pozarządowych, ale i mieszkańców. W każdy wtorek przesyłany jest newsletter ogólny z informacjami, które mogą mieć znaczenia dla opolskich organizacji. Są to treści dotyczące spotkań, szkoleń, konferencji, programów i kampanii świadomościowych, jak również konkursów dla społeczników, szkół liderskich itp. W czwartki przesyłany jest newsletter NGO na weekend, który zawiera opisy inicjatyw organizowanych bezpłatnie dla mieszkańców przez organizacje pozarządowe od piątku do niedzieli. Natomiast w piątek przekazywany jest newsletter z aktualnie trwającymi konkursami dla NGO w całym kraju. Dodatkowo wyróżnione zostają konkursy, które są ogłoszone przez Prezydenta Miasta Opola. Są one opracowywane wg kryterium: konkursy aktualne (w rozumieniu krótkiego naboru, który kończy się w najbliższych dniach od przesłania newslettera), konkursy ministerstw, konkursy instytucji, konkursy ogłaszane przez organizacje, konkursy lokalne, ogłaszane przez urzędy.
- Profil na miejskim fanpage’u poświęcony tematom obywatelskim. W dobie rozwoju komunikacji elektronicznej i znaczącej roli social mediów w codziennej komunikacji, również instytucji i urzędów, dobrą praktyką staje się stworzenie i prowadzenie profilu na fanpage’u, który dotyczy organizacji pozarządowych. W Opolu taki fanpage jest prowadzony przez wydział, który nadzoruje współpracę zarówno z organizacjami pozarządowymi, jak i z radami dzielnic, grupami mieszkańców, ale również koordynuje konsultacje społeczne, procedurę budżetu obywatelskiego czy inicjatywy lokalne.
- Inicjatywy i przedsięwzięcia wzmacniające współpracę
- W Opolu głównym punktem odpowiadającym za współpracę JST i NGO jest Centrum Dialogu Obywatelskiego. Wydział ten stworzono po to, aby istniał jeden kluczowy punkt informacyjny, koordynujący współpracę zarówno finansową, jak i inne jej formy. Centrum zajmuje się organizacją spotkań i szkoleń dla NGO, opracowywaniem, wspólnie z partnerami pozarządowymi, strategicznych dokumentów, takich jak np. program współpracy. Znacząca część zadań wydziału to procedura otwartych konkursów ofert (przygotowywanie dokumentacji, obsługa generatora elektronicznego, nabór ofert, przeprowadzenie pracy komisji konkursowych, opracowywanie umów, przygotowywanie w razie potrzeby aneksów do umów dotacyjnych).
- Cykliczne spotkania (czwartki z NGO, obywatelskie czwartki, czwartki z trzecim sektorem). W rozwijaniu współpracy ważne jest budowanie wzajemnego zaufania i relacji partnerskiej opartej na otwartości, szacunku, zrozumieniu dla odmiennego zdania, ale nade wszystko chodzi o wiedzę na temat specyfiki działania drugiej strony. W tym celu w Opolu już od lat organizowane są przez miasto cykliczne spotkania dla organizacji pozarządowych, podczas których na bieżąco przekazywane są istotne informacje. Spotkania mają również charakter edukacyjny (zazwyczaj towarzyszy im temat przewodni, który przedstawia ekspert w danej dziedzinie). Spotkania odbywają się zazwyczaj co miesiąc wg wcześniej przedstawionego harmonogramu, zazwyczaj w godzinach popołudniowych.
- Opolska Rada Działalności Pożytku Publicznego (w Opolu funkcjonuje już kolejną, czwartą kadencję). Rady pożytku jako podmiot konsultacyjny i opiniodawczy mogą być ważnym przyczynkiem do kreowania standardów kultury współpracy JST i NGO.
- Nagrody dla społeczników – dobrą praktyką w zakresie współpracy i doceniania przedstawicieli organizacji pozarządowych jest również stworzenie lokalnej nagrody dla osób działających społecznie i aktywnych obywatelsko. Może to być wyróżnienie dla osoby, która w tym zakresie odniosła znaczące wyniki w swojej działalności, ale również dla organizacji, która zrealizowała szczególnie ważny czy innowacyjny projekt dla mieszkańców.
- Harmonogram ogłaszania konkursów – niezwykle ważnym narzędziem w wymianie informacji i planowaniu działań jest harmonogram konkursów dla NGO na realizację zadań publicznych. W Opolu tworzony jest on zazwyczaj w listopadzie i zawiera dane dotyczące konkursów ogłaszanych do realizacji w roku kolejnym. Harmonogram zawiera następujące informacje: priorytet, w którym planowane jest ogłoszenie konkursu zgodnie z przyjętym programem współpracy, cele i działania, planowany czas ogłoszenia np. luty 2025, wydział merytoryczny, który przygotowuje warunki konkursowe oraz osobę do kontaktu i jej dane kontaktowe, aby można było szybko i łatwo dotrzeć do opiekuna konkursu po stronie JST. Pomysł wydaje się prosty, a jednak nie jest to standardem. Zachęcamy do skorzystania i tworzenia takich baz informacji. Jest to ogromne ułatwienia dla NGO i wyraz szacunku i troski o ich planowanie pracy.
- Informator o organizacjach pozarządowych NGO-strada – poradnik zawierający dane opisowe, kontaktowe i ofertę lokalnych organizacji. W Opolu został opracowany przez Centrum Dialogu Obywatelskiego i jest cykliczne aktualizowany.
- FAQ – najczęściej pojawiające się pytania do procedury otwartych konkursów ofert. Obecność takiej zakładki np. na oficjalnej stronie urzędu pomoże odnaleźć się w procedurze konkursowej organizacjom, które startują w tym trybie po raz pierwszy.
- Spotkania okolicznościowe – np. świąteczne podsumowanie współpracy w danym roku.
- Tworzenie programu współpracy poprzez dialog. W trakcie tego procesu strona pozarządowa jest obecna na każdym jego etapie. W maju jest opracowywany harmonogram działań, w którym ujęte są badania ankietowe wykonywane wśród reprezentantów organizacji pozarządowych, co ma na celu poznanie planowanych działań na kolejny rok.
- Współpraca pozafinansowa
- Udostępnianie pomieszczeń i sprzętów na spotkania i inicjatywy realizowane przez NGO na rzecz mieszkańców (sale konferencyjne, sprzęty multimedialne).
- Udostępnianie sprzętów i materiałów do organizacji wydarzeń plenerowych (nagłośnienie, oświetlenie).
- Konsultacje i doradztwo dla przedstawicieli NGO.
- Szkolenia dla osób działających w organizacjach, ale również dla wolontariuszy.
- Wspólne wizyty studyjne w kraju i za granicą.
- Patronaty honorowe i udostępnienia materiałów promocyjnych JST dla organizacji.
- Kultura dialogu
- Spotkania dla sektora pozarządowego planujemy po południu.
- Zapraszamy reprezentantów NGO na duże wydarzenia miejskie, doceniamy ich wkład w działania na rzecz mieszkańców (Święto Miasta, rocznice, jubileusze itp.).
- Wizytacje zadań publicznych realizowanych przez NGO z budżetu miasta (wizyty nie są traktowane jako kontrola, a wyraz szacunku i uznania dla zadania. Po każdej takiej wizycie opracowywana jest notatka i wpis promocyjny w mediach społecznościowych z oznaczeniem NGO jako realizatora).
- Bieżące odpowiedzi na pisma, maile i próby kontaktu – chodzi o nieodkładanie spraw, załatwienie ich bez zbędnej zwłoki.
- Uwzględnienie głosu organizacji w codziennych planach i decyzjach miasta (zapraszanie do tematycznych grup roboczych i eksperckich).
Nawet najlepsze rozwiązania prawne nie zagwarantują szacunku i poszanowania dla obu stron współpracy. Dlatego, jak zawsze, wszystko zależy od ludzi, od ich profesjonalizmu i zaangażowania, od ich gotowości do przyswajania nowej wiedzy, od otwartości na odmienne zdania. Zawsze bowiem można znaleźć coś, co mimo różnic, jednak nas – partnerów dialogu – łączy.
Autorka tekstu: dr Dorota Piechowicz-Witoń
Projektu „Samorządowo-europejska edukacja obywatelska” jest współfinansowany przez Komisję Europejską w ramach Projektu „Building Bridges-Civic Capital in Local Communities” realizowanego ze środków programu CERV, finansowanego ze środków Komisji Europejskiej w ramach programu „Obywatele, Równość, Prawa i Wartości” na lata 2021–2027.
